Mit Corona hat New Work unglaublich an Fahrt aufgenommen. Inzwischen dürften auch die letzten Digitalverweigerer verstanden haben, wie Videokonferenzen technisch funktionieren und welche Anbieter welche Vorteile haben. Wir haben gelernt, wie man Powerpoint-präsentationen mit anderen teilt und welche Zusatzoptionen Breakout-Sessions bieten. Ebenso kennen wir die maximale Aufmerksamkeitsspanne , die ein Online-Meeting haben darf, bevor beim Gegenüber die Klappe fällt. Einige unter uns mussten darüber hinaus lernen, dass es auch im virtuellen Raum Dresscodes gibt und man nicht unbedingt vor dem Bildschirm sitzen sollte, während im Hintergrund ein zerwühltes Bett zu erkennen ist.
New Work = weniger schlechter Kaffee in schlecht belüfteten Konferenzräumen.
New Work heißt ab jetzt: weniger Reisen zu Arbeitsbesprechungen oder anderen geschäftlichen Verabredungen und weniger schlechter Kaffee in schlecht belüfteten Konferenzräumen.
Das ist gut, aber dabei sollte es nicht bleiben. Denn in den nächsten Monaten wird es darum gehen, die neu gefundenen digitalen Rituale – also all die Meetings und beruflichen Besprechungen, die in der Krise notwendigerweise und ganz plötzlich in den digitalen Raum verlagert werden mussten – nun nochmal mit Abstand zu betrachten, um zu bewerten was funktioniert hat, was nicht und was möglicherweise sonst noch künftig zu bedenken ist.
Es geht darum, eine neue Besprechungskultur unter digitalen Bedingungen zu verfeinern
Um Missverständnissen vorzubeugen: Selbstverständlich werden auch in Zukunft wichtige Besprechungen face-to-face stattfinden. Aber es werden weitaus weniger sein. Und dies nicht nur aus Kostengründen, sondern auch weil jeder Entscheiderin in den vergangenen Monaten klargeworden ist, wieviel tatsächlich auch digital effizient kommuniziert werden kann.
Physische Präsenz
Manche Gespräche und Meetings bedürfen unbedingt einer physischen Präsenz. Sie brauchen die körperliche Anwesenheit. Das gilt insbesondere für Besprechungen, in denen wichtige Entscheidungen getroffen werden müssen und auch für solche, bei denen sich die Akteure noch nicht kennen. Ich weiß nicht, wie es anderen Beratern und Online-Lehrenden da draußen geht, aber mir ist eigentlich erst in den vergangenen Monaten richtig deutlich geworden, wie stark gerade solche Besprechungen auf die Beteiligung aller Sinne angewiesen sind.
Im „wirklichen Leben“ sehen und hören wir unsere Gesprächspartner ja nicht nur, sondern nehmen unweigerlich deren Aura wahr, also die individuelle Ausstrahlung, die jedem Menschen eigen ist. Wir riechen unser Gegenüber, beobachten Mimik und Körpersprache, wir nehmen wahr, wie sich unsere Gesprächspartner kleiden, welchen Stil und welche Stofflichkeit ihre Kleidung hat.
All dies prägt die Präsenz einer Person und ihren Habitus, und es steckt tief in unserem evolutionären Programm, diese kommunikativen Marker in Bruchteilen von Sekunden wahrzunehmen. Kommunikation über Sprache wie wir sie heute kennen, ist ein sehr spätes Produkt der Zivilisation.
Freund oder Feind? Beute oder schutzbedürftig? Respekt oder Empathie? In Millionen Jahren hat sich bewährt, ganz schnell zu erkennen, mit wem wir es zu tun haben. Diese psychophysiologischen Wahrnehmungskomponenten entfallen in digitalen Prozessen. Online-Kommunikation ist 2D – zumindest solange die Entwicklung von AR bzw. VR nicht wesentliche Schritte weitergekommen ist.
7 Regeln für Online-Meetings
Aus meinen persönlichen Erfahrungen der vergangenen Monate habe ich einen kleinen vorläufigen Online-Meeting-Guide zusammengestellt:
• Contracting: Meetings brauchen einen klaren Rahmen, das gilt ebenso für Online-Meetings: Worum geht es, was ist zu besprechen, in welchem zeitlichen Rahmen und mit welchem Ziel? Wer ist der Host und wer übernimmt die Moderation (beide müssen nicht unbedingt identisch sein) ? Diese Fragen sollten am Beginn einer Online-Besprechung geklärt und das Vorgehen gemeinsam verabredet werden.
• Spielregeln: Legen Sie Spielregeln für Ihr Online-Meeting fest! Zum Beispiel können Handzeichen oder entsprechende Emojis verabredet werden, die klar signalisieren, wenn jemand Redebedarf hat.
• Online-Meetings funktionieren als Verstärker. Da die Wahrnehmung auf zwei Dimensionen reduziert ist, wird Stille oft unangenehm wahrgenommen. Deshalb: Kommentieren Sie das, was Sie gerade tun, z.B. eine Datei suchen oder den Bildschirm teilen. So wird die Stille überbrückt.
• Keine Folien-Schlachten! Mehr noch als bei Präsenzmeetings führen uninspirierte und seitenlange Powerpointpräsentationen am Bildschirm zu Ermüdungserscheinungen. Storytelling mit aussagekräftigen Bildern und eingeworfenen Thesen und Fragen halten alle bei der Stange!
• Online-Meetings brauchen mehr Pausen als „normale“ Meetings! 5 Minuten Pause nach jeder Stunde ist das absolute Minimum.
• Online-Meetings nicht länger als zwei Stunden. Falls mehr Zeit erforderlich ist, sollten gemeinsame Online-Kaffeepausen oder ein Lunchbreak verabredet werden.
• Kamera an, Mikrofon aus! Gerade bei größeren Meetings mit mehr als 10 Teilnehmern gibt es die Tendenz, dass viele ihre Videofunktion ausschalten. Für den Host oder Moderator ist das eine unglückliche Situation, weil das Gefühl entsteht, man spräche in eine Black Box. Vorschlag: die Gastgeberin oder der Moderator einer Online-Konferenz entscheiden welche „Benimmregeln“ es gibt.
